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La mia vita lavorativa con Outlook

Giovy chiede: quante e-mail ricevete al giorno?

Questa è la statistica di ieri, lunedì, giorno piuttosto "moggio": 287Items  Di queste ben 165 risultano ad oggi non lette e probabilmente non saranno mai lette. Questo secondo numero è meno preoccupante di quello delle email importanti lette ma dimenticate, soprattutto se si aggiunge la mia carenza cronica di disciplina.

Eppure Outlook, che è molto di più di un client di posta elettronico arrivando a scandire l'andamento delle giornate lavorative del campus, ha tutti i mezzi tra search folders, plugins, rules, flags e compagnia bella per venirmi incontro. Ciononostante ogni sera vado a casa con il senso di colpa per qualcosa d'importante sfuggito tra i meandri della mia memoria. Ieri è successo davvero:

revoked

e così oggi sto fermo un giro di lancetta di minuti e mi metto qui a scrivere cosa non si deve fare e cosa vorrei fare meglio, riassunto nel consiglio di due libri fichissimi tra il predicare bene e il razzolare male:

  1. Getting things done conosciuto ormai con l'acronimo GTD
  2. Never check E-mail in the morning

Interessante la combinazione GTD + outlook che si può ottenere integrando ClearContext. Sto pensandoci davvero di farmelo finanziare in questi giorni di e-mail perdute.

Tornando alla questione originale: sul lavoro la mail e i meetings li ricevo realtime. Purtroppo molto spesso ad essere processate realtime sono le cazzate, a finire in coda dimenticatoio sono le cose importanti. L'email personale non la controllo quasi mai sul lavoro, tranne quella collegata al messenger solo perché "fa rumore"; a casa - per fortuna - ne ricevo così poca che il processing è quasi sempre immediato nonostante usi ormai 5 account diversi. Il "quasi" mi salva da eventuali reclami in commento a questo post! Smile

-quack

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Commenti (6):
1. zakk
martedì 4 dicembre 2007 alle 11:59 PM - unknown unknown unknown
   

287 mail sono tante... se poi dici che non riesci a leggerle tutte...

non hai mai pensato di farti due caselle di posta, una personale (o cmq per questioni importanti) e una con tutto il resto, che puoi permetterti di non leggere se non hai tempo?!?

   
2. Paperino
mercoledì 5 dicembre 2007 alle 1:05 AM - unknown unknown unknown
   

@zakk:

Il mio problema è questo: ho in passato letteralmente abusato delle "regole di smistamento" di outlook (che poi sono eseguite direttamente sul server Exchange). Questo ha portato all'inconveniente numero 1, e cioé mail importanti finite nel folder sbagliato, quello che controllo due o tre volte al giorno. In passato saltavo la cena perché la mail, che veniva mandata a tutto il team, finiva in uno di questi folder. Per ovviare ho aggiunto ulteriori regole al punto che ora sono decisamente troppe; quando dico troppe intendo  che ad esempio quando svuoto il cestino (ci sono regole che spostano mail direttamente lì) ho sempre timore reverenziale che ci sia qualcosa di importante e perdo tempo a controllare. Per fare l'esempio di ieri da cui sono partito 20 mail (17 non lette) erano nel cestino che pochi minuti fa ho svuotato.

Poi c'è un secondo problema, la cui colpa va divisa in alcuni casi con alcuni colleghi che non sanno usare bene outlook: se sono a casa e leggo una mail importante (come quella del post) la mail risulta letta e finisce fuori dal mio radar. Se la mail oltre ad essere segnalata come importante avesse un reminder che mi costringesse ad agire, io a quest'ora non l'avrei dimenticata.

Spero che con ClearContext e qualche altra diavoleria riesca a ridurre i rischi al minimo. Mentre scrivo ho cancellato tutte le vecchie regole (salvo backup): spero che ricreandole ex-novo possa aumentare la confidenza in operazioni rischiose come svuotare il cestino. Smile Il mio collega le regole le ha completamente abolite grazie alla ricerca integrata ma io mi faccio facilmente distrarre per ignorare i messaggi nella inbox.

   
3. Micky
giovedì 6 dicembre 2007 alle 2:44 AM - unknown unknown unknown
   

Ti capisco io ho un problema simile con le mail lette di corsa dal palmare.... e poi dimenticate in quanto risultano gia lette.... altro problema..... oggi il sig. IT manager e' venuto nel mio cubo ad obligarmi ad archiviare email vecchie in file differenti. Ha detto che i miei 5gb di mail del 2006 provocano un rallentamento all trasferimento di tutto il dipartimento.... al mio cauto rifiuto ha tentato di strappare mouse e tastiera dal mio pc.... ho ceduto alla violenza ed ora (5.42pm) sto archiviando e compattando le mail degli ultimi 2 anni.....

triste.....

ciao Micky un milanese a Mercer Island (w i pepperoni:)

   
4. Paperino
giovedì 6 dicembre 2007 alle 8:43 AM - unknown unknown unknown
   

Il manager IT fa bene!! 6GB di mailbox ed ogni volta che cambi folder vien giù il mondo. Stick out tongue

Da noi è giustamente limitata a mezzo GB. Ci vediamo alla prossima pepperonata!!

   
5. wtf
giovedì 6 dicembre 2007 alle 8:18 PM - unknown unknown unknown
   

Io non ho un'email aziendale, e per fortuna non ricevo 287 mail al giorno.

Vorrei però spostare il discorso a monte:

non è che se uno riceve 287 mail di lavoro

ne togliamo una ventina cazzatose

una cinquantina che si riceve perchè si è in cc

una decina non desiderate

ne restano duecento da leggere.

Magari, se tutte e duecento sono importanti, state svolgendo un lavoro che vi dà troppe competenze e responsabilità, visto che dovete leggere 200 e-mail, capirle (capire =/= leggere) e magari rispondere?

Cioè, delle e-mail che leggete, quante alla fine sono indispensabili da leggere?

Chiedete a chi ve le manda che , se non strettamente necessario, le accumuli in una bella e-mail riassuntiva. O no?

Ditemi la vostra.

Ciao.

   
6. Paperino
giovedì 6 dicembre 2007 alle 11:57 PM - unknown unknown unknown
   

Le tipologie di email (come spiega il libro GTD) si possono dividere in 3 grosse categorie:

* actionable, ovvero tocca fare qualcosa.

* reference, ovvero prima o poi tocca consultarle

* automaticamente distruggibili, tipo quelle che informano che la nuova build è completata, link a siti interessanti ma non di lavoro, ecc.

Le prime due sono quelle importanti e nel mio caso sono in percentuale forse davvero bassa. Se poi le si raggruppa per thread alla fine del giorno i thread "attivi" sono al massimo una decina. Il problema è il rumore che molti thread possono procurare e il fatto che, l'unico indizio visivo che mi torna davvero utile in mancanza di disciplina, è quello di mail non letta. Se avessi più disciplina taggherei immediatamente le email actionable e dedicherei un'ora al giorno a processarle tutte.

   
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