Meeting: tecniche di sopravvivenza

Avevo promesso di tornare con un post sull'argomento "essere un bravo elemento di controllo". Quasi nove anni di esperienza in una società come quella in cui lavoro in un paese pragmatico come gli Stai Uniti mi hanno permesso di imparare a riconoscere una reazione a catena improduttiva e sviluppare tecniche pseudo-scientifiche per tutte le occasioni. Se c'è qualche PM in ascolto è chiaro che sto scherzando e negherei tutto anche sotto tortura. D'altra parte il PM lo sa che PM sta per Professionista del Meeting. ^[1]

Tecnica 1: Sopravvivenza del pranzo. Una delle cose più antipatiche che possa capitare è un meeting (anche più) ad ora di pranzo. Per evitare seccature mi son creato sul mio account exchange un meeting giornaliero per "il pranzo" di 90 minuti (non li uso tutti ma mi piace poter avere la flessibilità di uscire un po' più tardi quando devo lanciare un batch a lunga durata). Capita che qualcuno provi ad ignorare tale meeting tentando il famoso double booking. E questo porta alla tecnica numero due.

Tecnica 2: Sopravvivenza da double-booking. Quando si riceve una meeting request ci sono 2 possibilità: si è tra gli elementi optional o quelli required. Nel primo caso la soluzione è semplice, si bidona quello optional e si presenzia quello required. Se entrambi sono categorizzati come a presenza required, si da diritto di prelazione a quello organizzato prima (chi organizza dopo e non cerca di centrare i buchi non ha il mio rispetto ). Ovviamente nei meeting per il pranzo sono required (come la piramide di Maslow teorizza).

Tecnica 3: Mai arrivare in orario ai meeting. Per anni l'ho inutilmente fatto. Ci sarà sempre qualcuno - senza cui il meeting non può cominciare - che arriverà in ritardo. Tanto vale, se c'è qualcosa di più importante da fare, essere quel qualcuno.

Tecnica 4, FONDAMENTALE: Del «let's take it offline». Una delle frasi più importanti da tenere a portata di mano. Molto spesso capita che due o più elementi dirottino la conversazione su dettagli irrilevanti ai fini del meeting. La frase magica riporterà ordine ed eviterà che qualcuno pronunci l'incantesimo "discutiamone in un altro meeting, organizzo io". L'ho già detto che questa tecnica è FON-DA-MEN-TA-LE?

Tecnica 5: Della priorità decadente. Se in un meeting vi capita di vedere che qualcuno giochicchia con il laptop o con lo smartphone, mentalmente abbassate la priorità del meeting per la volta successiva.

Tecnica 6: Del capo lavora per noi. Più si sale nella scala gerarchica, più si controlla, meno si "produce". Se sto "producendo" il capo sarà ben lieto di prendere il posto mio.

Tecnica 7: Della buona organizzazione. Molto spesso capita di essere io l'organizzatore del meeting. Spendere 30 minuti prima del meeting significa spesso rompere la reazione a catena in corso e quindi un quadagno netto superiore ai 30 minuti. L'ideale è un foglio singolo che riassume gli obiettivi, le opzioni, i pro e i contro di ciascuna opzione e le priorità decisionali (se il capo supremo dice no ad esempio, "game over" per tutti, la catena è rotta).

Spero questo manuale di sopravvivenza vi torni presto utile, ma non prendetelo troppo sul serio. Potrebbe nuocere gravemente alla salute carriera.

-quack